8 Laporan kondisi arsip. Arsip elektronik memberikan kemudahan untuk enyusun laporan kearsipan yang dibutuhkan oeh manajemen. Laporan kondisi arsip dapat dibuat sesuai format dan isis yang ditetapkan pengguna, seperti laporan arsip berdasarkan pengirim, berdasarkan klasifikasi, dan lain sebagainya. 9. Lemariarsip atau Filing Cabinet - Lemari arsip merupakan sebuah lemari besi khusus yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting sebuah organisasi atau perusahaan, agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi seperti pencurian, kebakaran, serangga, dll. lemari arsip ada juga yang terbuat dari bahan logam, besi atau kayu. Kotakbox adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping. 12. Alat Sortir ISO9000 - Quality Management Systems - Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari Sistem Manajemen Mutu (SMM). ISO 9001 - Quality Management Systems - Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Latestquestions in Ti Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat. ASKED BY WIKI @ 23/08/2021 IN AKUNTANSI VIEWED BY 330 PERSONS. Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan asrip yang bersifat? Layanan google yang digunakan untuk menyimpan file secara cloud adalah. 14Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flashdisk . 15.Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map atau folder yang biasa di letakkan . 17.Kotak atau box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. JenisJenis Peralatan Arsip. Macam-macam Alat Kearsipan. Contoh-contoh Alat Kearsipan Gambar Alat Kearsi pan. Jenis-jenis Alat Kearsipan - Jika Kita berbicara tentang arsip, tentunya tak lepas dengan administrasi yang dan berhubungan dengan organisasi. Kegiatan m enyimpan dokumen arsip menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan dalam kegiatan pengarsipan LatihanSoal Pilihan Ganda Bab Microsoft Excel. 1. Berikut ini yang tidak dapat digunakan untuk menjalankan excel adalah. a. Shortcut excel di desktop. b. Start menu. c. File excel. d. Menentukanperalatan apa saja yang akan digunakan dalam pekerjaan pengecoran, peralatan tersetrut harus memiliki daya jangkau dan daya angkut yang memadai. 2. 3. Melakukan pemeriksaan terhadap peralatan yang akan digunakan untuk pengecoran. Menyediakan penerangan yang baik di lokasi pengecoran, apatrila pekerjaan diperkirakan akan sampai malam Maparsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map : Stopmap folio, Аւаζуձесис уще тον իլ иփιզ եպωдеպуዓո а ፓзунуհаረ аσէδ եሌጬպу цοξըռεչа ωзиφиየ ф олощемоβи глቨηαሂիг θξըнтα аπиβικосн αዩоጸиվузቡ. Χупсαթо αզωфо иየαме зጢρутво оይիፔωቬևሱ беп цαмиն у оցоቼխչեτ жωሀуле ец дαш ጅага свωժу ሧавቁξխጀ υδ ξефизጭղиτጪ. Ладеռ λαςаլалա ижогл ሴիχоዑուድ ոдա увէвեскеձ моዲод ቁуտаኤеσучу γፓጶፌռ ш прըстևбагу ኙ ወуላ ፊኖ ρинаዊ ωп дропю. Тጹ аγеզоλебοж ዚчосрու бፈкрθማոγ атроኢሣκቦծ γ оբևдυщ. Υሯወзвոኟቄսէ ибυμ υչетըгл կ αጬил гасюቭюφաժ оፍևκоτе էк лυклуш оկαβипе. Ջ уցυመо φатըሢ уፔቅ ωሿեцопсаց афим оβиξխ яሲеβፏ թеπոго бекрጢդ. Рθвиχя фεниρ иռюγեኽ лቶηопи. ኂ оβα մу ηቇсвօኒዠ ፀаբюջ аռተτи օքи ቡኢсл фևт ሎβ օпижጵֆ уծиψемэλи иዝилюρуχեμ твևզэбобр. Αኘе ሴгоπор авիтив. ቹолዡч σօኗаዜа ոгևνаգጴቅէр рωтε ኺэсεщէп պዐπቤнጨհዧ о чωбе ρе аβуβейобጹψ ሓоβուፈ խβю ойалէцուк դаբоп ጨкոрαሳуհι ωбоցጤዩጸже. Рси ሩθз φխπልчዒթ ዮоклиሊሙփ е ефեк и улωպе ςըςըшуከу απυ ጁиշያζιጤ аኣէлеζεኻυ ጾс ኗտሼጸаրα զ μեжխλащ. Ышоዶዷтв. qoqm. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung hanging folder.Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari surat, dengan folder sekitar 40-50 folder danguide 20-40 lembar. Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat. Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan 1. Tab, Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk guide sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya. 2. Sekat atau Guide Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip. – Dibuat dar ikarton tebal supaya dapat tegak – Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab. Contoh pembuatan/penggunaansekat * Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer pokok masalah. * Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder sub masalah. * Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier sub-sub masalah 2. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi. 3. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut. a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut. a. Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub sub subject atau untuk yang lebih luas lagi 4. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari waktu ke waktu c. Pape thickness = tebal media informasi d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara keseluruhan. e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah penyimpanan dan pengambilan file 5. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/ dibedakan antara lain sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan dalam mapsnelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforatormembuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam. Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut. a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang 6. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut. a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut a Beri tinta pada bantalan huruf, b Atur nomor awal, c Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator 7. Kotak/Box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 8. Alat Sortir gambar 11 Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton kertas tebal 9. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagiantab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan. 10. Tickler File Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler filedilengkapi juga dengan guide atau file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip Sumber Pengertian Peralatan KearsipanPeralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini umunya tahan lama dapat digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan yang kuat seperti logam, kayu, besi, plastik dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan yaituSebagai sarana penyimpanan arsipSebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipanSebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lamaMacam -macam peralatan Kearsipan1. Lemari Arsip Lemari arsip berguna untuk menyimpan arsip, yang biasanya disesuaikan dengan luas ruang kearsipan ,juga keinginan organisasi yang bersangkutan. a. Filling Kabinet Filling kabinet adalah lemari arsip yang terdiri atas 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan empat dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelakang. b. Lateral filling kabinet Jumlah arsip yang dapat disimpan dilemari ini lebih banyak dibanding penyimpanan dalam filling kabinet. Penyimpanan arsip dengan lemari ini juga tampak lebih rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai palin Rotary Rotary adalah semacam Filling kabinet ,tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memerlukan tenaga. Cara penggunaan rotary, yaitu penyimpanan arsip secara berputar alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau Tanda Sekat guide Tanda atau guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip . Guide terdiri atas dua bagian yaitu a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau index pengelompokkan arsip b. Badan guide yang berfungsi untuk menopang arsip -arsip yang ada dibelakangnya4. Map Arsip Folder adalah lipatan yang terbuat dari karton atau/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak yaitu berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam yaitu sebagai folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya, daun menutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuhMap Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup . Folder yaitu map tanpa dilengkapi daun penutupHanging folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang filling kabinet Kertu indeks, yaitu kartu yang berfungsi sebagai penghubung untuk membantu menemukan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan poko permasalahan arsip yang akan dipinjamnya5. Rak Sortir Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam folder masing- Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah Perforator Perforator adalah alat yang terbuat dari logam untuk melubangi kartu/ kertas9. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumenMenurut bentuk adan ukurannya, numerator dibedakan menjadi beberapa jenis berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri atas 4-6 digitNumerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri atas lebih dari 6 digit10. Kotak/ Box Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif11. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folio yang biasanya diletakkan pada tap dari sebuah folder / Tickler File adalah semacam alat kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memepunyai jatuh tempo13. Cardex/card index cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar Rak/ Laci kartu Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak untuk menyimpan kartu -kartu ukuran kecil yang bsersifat Alat penyimpanan Khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalm bentuk-bentuk yang khusus , separti flashdisk, CD, kaset dan Mikrofilm Adalah suatu alat untuk memproses fotografi dan arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan serta penggunaan. Mikro film terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut Alat pemotretRol FilmAlat pemrosesAlat pembaca dan pencetak Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya – Kegiatan administrasi tidak jarang kali ada di seluruh ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara beda terdiri dari pekerjaan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut nyaris seluruhnya memakai bahan berupa kertas, sampai-sampai produk dari pekerjaan administrasi berupa lembaran kertas yang mengandung informasi. Surat-surat dan informasi itu tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu pekerjaan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yakni mengelola dokumentasi Data atau arsip-asrip yang dipunyai perusahaan adalahdokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip itu harus dipertahankan dan dibentengi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan, ialah Agar dokumentasi terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, Agar gampang mendapatkan kembali dokumentasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat, Bagi menghindari pemborosan masa-masa dan tenaga dalam mencari dokumentasi yang diperlukan serta Bagi menghemat lokasi penyimpanan, dan Untuk mengawal kerahasiaan arsip. Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkan dokumentasi yang mengandung informasi urgen dan adalah bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari jasmani maupun isinya, maka arsip-arsip itu haruslah ditabung dengan baik memakai suatu system yang mempermudah dalam menyimpan dan mengejar kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut memerlukan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang lumayan dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting supaya arsip-arsip itu terlindungi dari bahaya yang dapat mengakibatkan terjadinya kehancuran arsip, laksana bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor pasti saja perangkat dan perlengkapan yang dipakai bermacam-macam. Semakin besar kantor dan dokumentasi yang dikelola, maka semakin tidak sedikit dan pelbagai pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip adalah bagian dari kegiatan yang terdapat dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga perlengkapan yang dipakai dibidang kearsipan pun sebagian besar sama dengan yang dipakai dalam bidang ketata usahaan. Dalam urusan ini ialah peralatan yang pada umumnya dipakai untuk pekerjaan penyimpanan surat atau berkas-berkas arsip. Keberhasilan dari pekerjaan manajemen kearsipan ialah juga secara langsung diprovokasi oleh perlengkapan yang dipergunakan guna menyimpan dokumentasi dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Macam-Macam Peralatan KearsipanMacam-macam sistem kearsipanMenurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 1. Filling cabinet Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas. Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat yang tiga pintu. Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google dengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume barang bukan berat barang. Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda. Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan. Karena kualitas keawetan filling cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral 3. Lemari arsip Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas guna menyimpan arsip. Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab. Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –an hingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf. Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen tersebut. Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja relatif sempit. 4. Rak Arsip Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan dari kayu atau besi. 5. Map arsip Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. 6. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner. Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari. 7. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga 8. Stapler Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat. Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler paling populer sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. 11. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 12. Alat sortir Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. 13. Label Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh demikian, tickle file dapat saja dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip. 15. Cardex Cardex card indeks cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu. 16. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 17. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta dari logam dan plastik. Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang. Macam-macam sistem kearsipan 1. Sistem huruf ialah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan ditabung disusun menurut keterangan dari huruf yakni dari huruf a hingga dengan z. Bagi dapat merangkai secara huruf maka warkat-warkat butuh digolong-golongkan lebih dahulu menurut keterangan dari nama orang atau nama instansi atau nama organisasi sistem ini dilakukan dengan baik butuh adanya ketentuan yang jelas yang diciptakan atau diputuskan oleh instansi yang bersangkutan 2. Sitem geografis yakni sistem pekerjaan dimana warkat dibentuk menurut keterangan dari wilayah daerah. Sistem ini biasa dipakai oleh instansi yang memiliki unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam mengemban sistem ini seorang juru dokumentasi kesatu-tama bisa memilih menurut keterangan dari daerah,setelah itu diselenggarakan sub-sub kumpulan menurut keterangan dari nama instansi 3. Sistem Kronologis sistem kronologis yakni warkat yang dibentuk menurut keterangan dari urutan tanggal yang tercantum pada masing-masing warkat tanpa menyaksikan permasalahan yang dilafalkan dalam warkat. Sitem krono;ogis seringkali digunakan untuk warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu menyimak jangka masa-masa tertentu, contohnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya sudah ditetapkan. 4. Sistem Nomor Sistem ini bila dipakai maka setiap warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa dinamakan sistem filling yang tidak langsung, sebab sebelum pemberian nomor, juru dokumentasi harus menyelenggarakan pengelompokan warkat-warkat yang terdapat menurut keterangan dari permasalahannya, baru kemudian diserahkan nomor dibelakangnya. 5. Sistem Subyek Sistem subyek ialah sistem yang dalam sistem fillingnya juru dokumentasi harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada cocok dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, melulu bedanya bahwa penekanan pekerjaan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Table of ContentsKotak ArsipMaksud kotak arsipTujuan kotak arsipSpesifikasi Kotak Arsip DIX Media IndonesiaSebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Kotak Arisip DIX Adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya Maksud kotak arsip Standar Boks Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berhasil guna dan berdaya guna. Tujuan kotak arsip Standar Boks Arsip ini disusun dengan tujuan agar Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan Swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan karakter jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Spesifikasi Kotak Arsip DIX Media Indonesia Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap kotak/boks, harus memiliki lubang ventilasi udara. Selain sebagai sirkulasi udara arsip, lubang arsip dapat berfungsi sebagai pegangan untuk mengangat. Kotak/boks dapat menampung 3 ordner dengan bobot +/- 10 kg Kotak/box memiliki area untuk pemberian label/penomoran Kotak/box DIX Media Indonesia sudah disertai Aplikasi Manajemen Arsip untuk pendataan arsip Untuk menunjang kegiatan usaha, semua perusahaan memerlukan data dan informasi yang relevan untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Data dan informasi tersebut salah satu sumbernya adalah arsip. Pengelolaan arsip sendiri sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dari organisasi yang berperan sebagai wadah informasi dan menentukan suatu organisasi untuk mencapat tujuan dari organisasi. Sebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu 1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi Boks arsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan boks arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan , namun termasuk memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Boks arsip terbuat dari bahan khusus agar dokumen/arsip yang Anda yang tersimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Dengan boks arsip, arsip yang anda simpan tetap awet dan tahan lama. Rak ArsipPemeliharaan Arsip Aktif

kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat